ÍNDICE

INTRODUCCIÓN: AGENCIAS DE EVENTOS ESPAÑOLA ASOCIADAS-AEVEA

VALORES FUNDAMENTALES

DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS MIEMBROS

Capítulo 1.- Ámbito de aplicación del presente código

Capítulo 2.- Integridad de la profesión, reputación y promoción del sector y de AEVEA

Capítulo 3.- Relación con los clientes

Capítulo 4.- Competencia y relación entre agencias

Capítulo 5.- Relación con proveedores, profesionales y empleados

Capítulo 6.- Órgano de control y revisión (Según los estatutos de AEVEA)              

INTRODUCCIÓN: AGENCIAS DE EVENTOS ESPAÑOLAS ASOCIADAS-AEVEA

La comunicación a través de eventos ha experimentado un extraordinario desarrollo. Esta actividad interviene cada vez más en las relaciones de las empresas, instituciones y organizaciones con sus distintos públicos, revelándose como una herramienta estratégica de comunicación y marketing, generadora de impactos directos e interactivos con sus clientes.

La responsabilidad inherente a esta actividad aconseja que la actuación de los profesionales se rija por unos principios de calidad, rigor e integridad.

Con este fin nace el presente código ético de AEVEA, que pretende dotar a los profesionales de unos principios generales que constituyan las pautas de comportamiento habitual en el ejercicio de su labor, sin entrar en la casuística concreta de cada empresa o de cada profesional.

AEVEA sabe que su sentido y proyección dependen tanto de las capacidades de creación, producción y ejecución de un evento por parte de las agencias socias, como de la capacidad de sus empleados para adecuar su comportamiento a unos criterios de actuación sostenidos en unos valores fundamentales, de modo que los clientes perciban y reciban un servicio altamente cualificado que, a la vez, sea reflejo de los principios declarados a continuación.

Así, el presente código pretende ser un marco ético para el sector de los eventos, que guíe la actuación de las agencias socias de AEVEA entre sí, y de éstas con sus proveedores, clientes y colaboradores. 

VALORES FUNDAMENTALES

La ética debe impregnar todos los ámbitos de la persona y, por tanto, el empresarial. La ética  de AEVEA, y por tanto de las agencias socias, será el resultado de una actuación inspirada en unos valores fundamentales que son a la vez medio para cumplir sus objetivos comerciales y profesionales conforme a su esencia y a la dignidad de la persona.

Buen gobierno

Gobernar las relaciones mercantiles y laborales con equidad y prudencia, buscando el progreso y beneficio de las partes implicadas, sin crear falsas expectativas.

Justicia

Actuar de acuerdo con las normas y leyes que regulan tanto la actividad empresarial como su actividad específica en el diseño y producción de eventos, y seguir criterios de justicia y equidad en relación con los clientes, empleados, proveedores, colaboradores y agencias competidoras.

Transparencia

Ser transparentes en sus relaciones y acuerdos comerciales y laborales. 

Integridad

Ser veraces en todas sus actuaciones profesionales, con los clientes, proveedores y demás colaboradores en los proyectos.

Competir en el mercado de forma leal con todos. 

Excelencia

Mantener un alto nivel de calidad para con sus clientes, y en las relaciones con sus proveedores, empleados y resto de colaboradores. 

Perdurabilidad

Constituir proyectos empresariales con continuidad en el tiempo, contribuyendo al desarrollo del sector, construyendo industria y generando empleo.

Desarrollo de las personas

Un concepto de empresa que, además de la generación de valor económico añadido y el afán de crear un proyecto perdurable, busque el desarrollo de las personas que trabajan en y con ella, y promueva un régimen laboral que facilite el equilibrio personal de todos aquellos con los que se trabaja. 

Seguridad, salud y sostenibilidad

Desarrollar el trabajo con el compromiso y las medidas necesarias para salvaguardar la salud pública y la seguridad, proponiendo a los clientes una producción más sostenible de sus eventos en el plano económico, social y medioambiental. 

DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS MIEMBROS 

Capítulo 1.- Ámbito de aplicación del presente código 

Artículo 1.- Ámbito personal de aplicación

El presente código será de obligado cumplimiento para las agencias miembros de AEVEA. Las agencias socias de AEVEA procurarán hacerlo extensivo al sector en su totalidad.

Artículo 2.- Áreas de aplicación

Los valores fundamentales recogidos en este código se traducirán en derechos y obligaciones para las agencias en cuatro grandes áreas:

  • Dignidad y promoción de la profesión y del sector
  • Relación con los clientes
  • Competencia y relación entre agencias
  • Empleados, colaboradores y proveedores

Capítulo 2.- Integridad de la profesión, reputación y promoción del sector y de AEVEA 

Artículo 3.- Reputación del sector

Proteger la reputación de la profesión y la mejora de sus estándares profesionales mediante la participación en su desarrollo, uso y regulación, así como evitar realizar acciones que afecten negativamente el buen nombre de la profesión y del sector.

Artículo 4.- Integridad y buen hacer

Actuar con integridad hacia los colegas de profesión y hacia los miembros de otras profesiones con los que se colabore laboralmente. 

Artículo 5.- Independencia en la toma de decisiones

Ninguna empresa, ni sus representantes, podrán ofrecer o aceptar directa o indirectamente ninguna compensación en metálico o especie, cualquiera que sea su naturaleza, que pueda influir en el proceso de toma de decisiones relacionado con el desempeño de las funciones derivadas de la actividad mercantil.

Artículo 6.- Promoción de AEVEA y del sector

Promover el conocimiento y el aprecio públicos de AEVEA, de sus miembros y de los eventos como herramienta de comunicación y marketing, comunicar la pertenencia a la asociación y los objetivos de la misma, y contrarrestar informaciones falsas o tendenciosas, así como la repercusión de conductas negativas que puedan perjudicar a la profesión.

Artículo 7.- Colaboración y formación

AEVEA y las agencias socias contribuirán a la formación de los profesionales del sector mediante la colaboración con escuelas y centros de formación, acogiendo personal en prácticas, impartiendo clases o cursos, o participando en mesas y programas.

Capítulo 3.- Relación con los clientes 

Artículo 8.-Compromiso con la calidad

Cumplir las obligaciones de su trabajo profesional de forma que se orienten a los objetivos del cliente según sus requerimientos, aportándole valor y ofreciendo un servicio integral que lleve a la consecución de esos objetivos.

Artículo 9.-Responsabilidad de los proyectos

Asumir la responsabilidad profesional por el trabajo realizado, incluyendo aquel hecho bajo su dirección por subordinados y asociados, y no interrumpir un encargo profesional sin causa justificada y sin un preaviso razonable.

Artículo 10.-Cumplir plazos y presupuesto

Respetarán los plazos del proyecto presentado, ajustándose a su presupuesto, que no sufrirá alteraciones salvo por reformados solicitados por el cliente; y, si fuera el caso, pondrán en conocimiento de éste las dificultades o imposibilidad de cumplir en alguno de esos aspectos por los cambios y reformados que haya planteado.

Artículo 11.-Confidencialidad

No difundir, ni autorizar la difusión de información confidencial del cliente obtenida con motivo de su actividad profesional, excepto en el caso de tener autorización previa y por escrito del mismo, ni utilizar dicha información para el beneficio personal o de terceros.

Artículo 12.- Conflicto de intereses

Evitar aquellas situaciones que puedan dar lugar a un conflicto de intereses con otros profesionales, agencias o clientes, así como informar previamente y con detalle a los clientes de la posibilidad de que se produzca dicho conflicto. 

Artículo 13.- Presupuestos

Las agencias de AEVEA impulsarán la facturación por honorarios en sus presupuestos, detallando las partidas de sus presupuestos y facturas, de modo que el cliente pueda conocer cantidades y precios unitarios en la medida de lo posible.

Artículo 14.- Remuneración de servicios

Promoverán que los clientes paguen los proyectos realizados en el menor tiempo posible y, en cualquier caso, en un plazo razonable de tiempo, que no debería exceder los  60 días desde la prestación del servicio. (Plazo legal).

 Artículo 15.- Transparencia en concursos

Las agencias defenderán su derecho a la transparencia en los concursos en cuanto a la convocatoria y adjudicación de los mismos, así como al respeto de la propiedad intelectual de las ideas presentadas.

Promoverán en los clientes el derecho a ser informados del número y nombre de las agencias convocadas y de la que haya resultado adjudicataria del proyecto.

Asimismo, en caso de clara diferencia de precio en los proyectos presentados, procurarán que el cliente pida justificación de los presupuestos netamente inferiores a la media de las ofertas. Especialmente en aquellos proyectos en los que la creatividad no tenga un papel preponderante, y primen aspectos objetivos o cuantitativos: materiales, organizativos, suplidos, etc.

Artículo 16.- Retribución de los concursos

Se comprometen a trasladar al cliente el objetivo de que se retribuya la participación en los concursos con un porcentaje del montante destinado al evento.

Capítulo 4.- Competencia y relación entre agencias

Artículo 17.- Promoción

Promocionar y apoyar el desarrollo profesional de las agencias y colegas de profesión.

Artículo 18.- Intercambio de información

Las agencias intercambiarán información sobre incumplimientos de proveedores o de clientes con objeto de tomar las medidas que se estimen convenientes.

Artículo 19.- Competencia desleal y fijación de precios

No adoptarán acuerdos ni tácticas orientados a eliminar la competencia entre agencias o a fijar precios en el mercado que puedan perjudicar a sus clientes.

Artículo 20.- Fondo de comercio

Los clientes son parte del fondo de comercio de la empresa, no de sus empleados. No se aceptará que un empleado proveniente de otra agencia aporte clientes de ésta a su actual empresa, salvo que aquéllos lo decidan expresamente y así lo comuniquen a ambas agencias. 

Artículo 21.- Convocatoria de concursos

Los socios de AEVEA promoverán que los clientes para los que trabajan convoquen agencias a concursos siguiendo criterios de homogeneidad en cuanto a experiencia y capacidad.

Se promoverá que el cliente no modifique las normas y contenido del concurso sin comunicarlo a todas las agencias concurrentes, para respetar la igualdad de oportunidades.

Artículo 22.- Descuentos y bajas en concurso

En concurso de agencias, los presupuestos presentados al cliente no serán susceptibles de modificaciones injustificadas en servicios, ni de bajas económicas desproporcionadas o temerarias, con precios por debajo del coste (dumping) o que rompan los precios del cliente o del mercado.

En un cliente habitual, en caso de darse subasta posterior al concurso, las agencias no harán tampoco bajas que puedan considerarse temerarias, o que supongan mermas en la calidad.

Artículo 23.- Propiedad intelectual y adjudicación de concurso

No se ejecutarán, a sabiendas, proyectos totales ni ideas presentadas por otras agencias cuando se haya resultado adjudicatario del concurso, salvo que el cliente lo comunique y llegue a un acuerdo con la agencia que propuso la idea.

Capítulo 5.- Relación con proveedores, profesionales y empleados 

Artículo 24.- Acuerdos y contraprestaciones con proveedores de calidad

La agencia responde de la calidad y prestación de los productos y servicios contratados a proveedores. Por eso, la selección de éstos se regirá por criterios de objetividad y transparencia, conciliando la calidad con el interés de la empresa y la obtención de las mejores condiciones en el suministro.

Para garantizar la calidad y fomentar el desarrollo de empresas y personas, procurarán en la medida de lo posible establecer relaciones mercantiles a largo plazo con los proveedores.

Se promoverá que los proveedores se adhieran a este código deontológico en todo lo que les sea aplicable.

Artículo 25.- Respeto a la propiedad intelectual

Las agencias respetarán las ideas y proyectos que les vengan propuestos por sus proveedores y colaboradores, de modo que no las ejecutarán sin contar con ellos y viceversa.

A su vez, los empleados protegerán la información que manejen en el desempeño de su labor, en las relaciones con clientes, socios y proveedores, que se considerará propiedad intelectual de la agencia. 

Artículo 26.- Contratos de trabajo

En la contratación de personal se procurará seguir una política que permita a las personas planificar su carrera profesional y su vida, evitando situaciones y contratos precarios, y estableciendo relaciones laborales estables y duraderas.

Artículo 27.- Formación

Las agencias procurarán establecer procesos y sistemas de formación continua de sus empleados para desarrollar sus capacidades en los distintos aspectos relacionados con su objeto social.

Artículo 28.- Código deontológico y empleados

Los empleados de las agencias socias de AEVEA deberán conocer, respetar y vigilar el adecuado cumplimiento de este código ético. 

Artículo 29.-Escrito al Comité Mediador de AEVEA

Los empleados, profesionales y proveedores que trabajen en o para una agencia, podrán dirigirse al Comité Mediador de AEVEA si consideran que aquélla ha incumplido o incumple alguno de los artículos del presente código. Los escritos tendrán carácter confidencial, y se resolverán conforme al procedimiento recogido en los artículos 26, 27 y 28 de los Estatutos.

Capítulo 6.- Órgano de control y revisión

Artículo 30.- Comité Mediador

Se establece un Comité Mediador, compuesto por 3 asociados, elegidos por la Junta Directiva al inicio de su mandato hasta la disolución de la misma, que velará por el cumplimiento del presente código ético.   

Artículo 31.- Funciones del comité

Además de resolver las reclamaciones que se le planteen, el comité será el encargado de modificar y desarrollar el presente código por iniciativa propia o de las agencias socias, presentando la propuesta a la Junta Directiva para su aprobación y refrendado posteriormente por la Asamblea.

Artículo 32.- Escrito al Comité Mediador

Las agencias socias podrán recurrir al Comité Mediador ante conducta de otra agencia, cliente o proveedor, contraria a las normas de este código, o que consideren perjudicial para la integridad y reputación del sector o de la profesión.

Si el caso afectara a una agencia que tuviera en ese momento un representante en el Comité Mediador, la Junta Directiva designará para la resolución de ese conflicto a otro miembro de AEVEA en su lugar con carácter provisional.

El Comité Mediador estudiará los casos que le presenten las agencias, o la Junta Directiva, y adoptará las resoluciones oportunas, que remitirá al órgano gestor de AEVEA. La Junta Directiva  a través de un escrito firmado por al menos 2/3 de sus miembros se dirigirá al infractor y le dará 10 días de plazo para responder. Una vez recibida contestación la Junta Directiva adoptará la resolución definitiva que deberá ser propuesta para su ratificación en la primera Asamblea General.

Descarga aquí el Código Ético y de Buenas Prácticas