AEVEA participó en el Training Day de la Asociación Vasca de Empresas Organizadoras Profesionales de Congresos y Eventos (OPCE). Jorge de Toro, Director General de Planta 18, socia de AEVEA, presentó la asociación y entró en materia diciendo que “Lo primero es la intención y lo último la acción”.

Expuso que la génesis es el briefing, que tiene que partir del cliente. Pero…¿qué es un evento?

El evento es una acción de comunicación presencial, en directo, duración breve, única e irrepetible (Alto riesgo).

Hay una alta exposición de la imagen de la compañía (Delegación compleja)

Aporta beneficios que no obtienen por otros canales (Canal específico)

Hace marca intensamente

– Alta segmentación del público

– Acceso a públicos difíciles

– Calidad del contacto

– Alta intensidad de comunicación

Multicisciplinar (requiere formación polifacética)

Briefing significa Instrucciones… Pero, ¿QUÉ ÉS UN BRIEFING? Puede definirse como la información que da un cliente a la agencia organizadora, normalmente en forma de documento escrito, explicando cuáles son sus necesidades para realizar un evento, de forma que se conozca los objetivos del cliente claramente y que estos sean entendidos por la agencia como el objetivo del evento.

Cuando se recibe el briefing, el evento ya existe en la mente del solicitante y de un buen briefing sale un buen resultado, si la elección es buena.

UN CLIENTE BUSCA….DIFERENCIACIÓN

TALENTO CREATIVO

EXPERIENCIA

RIGOR

¿Qué debe contener un briefing?

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En AEVEA se ha creado un documento para facilitar al cliente la elaboración del briefing de un evento.

Desde la agencia: Ya sé quién eres y ahora quiero saber qué quieres

Para ello se pensó en estos capítulos, que recogen todo aquello que tiene que tenerse en cuenta para poder organizar un evento con éxito. Cuanta más información, mejor:

  1. DATOS GENERALES
  2. ORGANIZACIÓN DE SOLICITUD
  3. EL EVENTO
  4. OTROS DATOS O INFORMACIÓN ADICIONAL
1. DATOS GENERALES
1.1 ORGANIZACIÓN SOLICITANTE
NOMBRE DE EMPRESA / ORGANISMO / INSTITUCIÓN
NÚMERO DE EMPLEADOS
NÚMERO DE SEDES / DELEGACIONES
ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA / ORGANISMO / INSTITUCIÓN
Interna: cultura corporativa, cómo lo hace
Externa: qué comunica al exterior, cómo lo hace
MARCA: POSICIONAMIENTO, SITUACIÓN…
POSICIONAMIENTO RESPECTO A LA COMPETENCIA
CARACTERÍSTICAS DEL SECTOR
RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA / CÓDIGO DEONTOLÓGICO
1.2 CONTACTO SOLICITANTE
NOMBRE DE PERSONA/S QUE EFECTÚA/N LA SOLICITUD
DATOS DE CONTACTO DE PERSONA/S QUE EFECTÚA/N LA SOLICITUD: TELÉFONO, E-MAIL
CARGO DE PERSONA/S QUE EFECTÚA/N LA SOLICITUD
CAPACIDAD DE DECISIÓN DE LA PERSONA/S QUE EFECTÚA/N LA SOLICITUD
2. ORGANIZACIÓN DE SOLICITUD
2.1 FORMATO DE LA SOLICITUD Y TOMA DE DECISIONES
¿ES UN CONCURSO? EN CASO AFIRMATIVO, ¿CUÁNTAS AGENCIAS PARTICIPAN?
¿INTERVIENE UNA MESA DE COMPRAS EN EL PROCESO DE SOLICITUD?
¿CUÁNTAS FASES TIENE EL PROCESO DE SELECCIÓN?
¿QUIÉN TOMA LA DECISIÓN DE LA ADJUDICACIÓN?
CRITERIO DE SELECCIÓN: EN BASE A QUÉ SE VA A VALORAR EL EVENTO Y A LA AGENCIA SELECCIONADA
2.2 TIMING
FECHA PARA PRESENTACIÓN DE DUDAS
FECHA DE ACLARACIÓN DE DUDAS POR PARTE DEL CLIENTE
FECHA DE PRESENTACIÓN LÍMITE PARA ENTREGA DE PROYECTO
FECHA DE SELECCIÓN DE FINALISTAS
FECHA DE PRESENTACIÓN PRESENCIAL PARA FINALISTAS
FECHA DE APERTURA DE PLICAS
FECHA DE COMUNICACIÓN DE RESOLUCIÓN / ADJUDICACIÓN DE PROYECTO
2.3 DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR EN LA SOLICITUD
DOCUMENTACIÓN A ENTREGAR AL SOLICITANTE
Concepto general
Racional creativo
Renderización
Oferta económica
Certificaciones
Documentación corporativa
Otros
3. EL EVENTO
3.1 ANTECEDENTES
NOMBRE DEL PROYECTO EN EL CASO DE TENERLO
CARACTERÍSTICAS INTRÍNSECAS DEL EVENTO
Evento repetitivo o no
Características de eventos anteriores
Hoja de ruta
Valoraciones
SINERGIAS DEL EVENTO CON OTRAS ACCIONES DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA
Marketing o publicidad de la empresa / organismo / institución
MANDATORIOS: ELEMENTOS QUE DEBEN SER TENIDOS EN CUENTA EN EL EVENTO DE FORMA OBLIGATORIA
OTRAS ACCIONES VINCULADAS AL EVENTO
Comunicación exterior
Comunicación interna
Otros
3.2 OBJETIVOS
OBJETIVO PRINCIPAL DEL EVENTO
Motivar
Fidelizar
Formar
Fortalecer
Hacer networking
Efectuar una comunicación especial
Generar o reforzar orgullo de pertenencia
Reforzar relaciones
Transmitir imagen de marca
Incrementar ventas
MENSAJE PRINCIPAL A TRANSMITIR EN LA ACCIÓN: CLAIM O RECUERDO QUE SE DESEA TRANSMITIR A LOS ASISTENTES
SI SE TRATA DE UN EVENTO FORMATIVO: CONOCIMIENTOS A TRANSMITIR A LOS ASISTENTES
¿QUÉ VARIABLES INTERESA MEDIR ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DEL EVENTO?
3.3 PÚBLICO OBJETIVO
NÚMERO DE ASISTENTES
DATOS GEOGRÁFICOS: NACIONALES, INTERNACIONALES…
DATOS SOCIOECONÓMICOS: EDAD (PORCENTAJE), SEXO (PORCENTAJE), CARGO LABORAL…
DATOS DE CONSUMO Y CULTURALES: QUÉ LES GUSTA, QUÉ NO, NIVEL CULTURAL…
POSICIÓN RESPECTO AL SOLICITANTE: CLIENTES, PROVEEDORES, EMPLEADOS, PÚBLICO EN GENERAL…
¿ACUDEN SOLOS O CON ACOMPAÑANTES?
RELACIONES EXISTENTES ENTRE LOS ASISTENTES: VINCULACIONES ENTRE LOS ASISTENTES, NECESIDAD DE CREARLAS…
PREPARACIÓN FÍSICA (PARA EVENTOS CON NECESIDADES FÍSICAS ESPECIALES)
EXISTENCIA DE PERFILES QUE REQUIERAN ATENCIÓN INDIVIDUAL / ESPECIAL: ALÉRGICOS, CELÍACOS, VEGETARIANOS, DIABÉTICOS…
GUSTOS: QUÉ LES GUSTA HACER, QUÉ NO…
3.4 DATOS
FECHA/S (Y FLEXIBILIDAD) DEL EVENTO
OTRA/S FECHA/S RELEVANTES: PRE-EVENTO, POST-EVENTO
LOCALIZACIÓN/ES (Y FLEXIBILIDAD)
TIPO DE EVENTO
Jornadas de formación
Congreso
Conmemoración
Lanzamiento de producto
Acción de street marketing
Seminario
Junta directiva
Junta de accionistas
Evento temático
Teambuilding
Incentivo
Convención
Marketing ferial
Promoción
Reunión de departamento
Rueda de prensa
Roadshow
Inauguración / clausura
Otros eventos (internos/externos)
ESTRUCTURA / TIMING QUE SE DESEA
CARACTERÍSTICAS DEL EMPLAZAMIENTO: ESPACIOS, NÚMERO Y REQUISITO DE SALAS
TONO Y ESTILO DEL EVENTO
RESTAURACIÓN: TIPO Y FORMATO
IDIOMA/S DEL EVENTO
¿EXISTE ESPONSORIZACIÓN? ¿SOBRE QUÉ PARTIDAS / ELEMENTOS DEL EVENTO?
PRESUPUESTO
Total: rango de precio
Conceptos que son imprescindibles
Importancia presupuestaria de los diferentes conceptos
Forma de contratación, forma de pago
3.4 SERVICIOS A CUBRIR POR LA AGENCIA
POSIBLES SERVICIOS
Concepto creativo
Localizaciones
Acreditaciones
Decoración
Señalética
Cartelería
Personal auxiliar
Licencias / permisos
Tasas / impuestos
Organización del programa de acompañantes
Diseño gráfico y adaptaciones
Alojamientos
Seguros
Gestión de desplazamientos
Medios técnicos auxiliares
Actividades outdoor / indoor
Seguridad
Contratación artística: presentador, animaciones, espectáculos, ponentes
Plan de comunicaciones
Restauración / catering
Carpas
Escenografía / arquitectura efímera (stands)
Azafatas, guías, intérpretes…
Regalos
Redes sociales
Audiovisuales: sonorización, iluminación, fotografía, video…
Medios, gabinete de comunicación y relaciones públicas: prensa, clipping, convocatoria de medios…
Otros servicios adicionales
4. INFORMACIÓN ADICIONAL

 

El documento puede descargarse en este enlace de la web de AEVEA

http://www.aevea.es/modelos-de-trabajo/

Beatriz González-Quevedo

Gerente de AEVEA