Mar García, Vicepresidenta de Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) y Directora General de Grass Roots, presentó AEVEA a las agencias de eventos de Valencia convocadas por el Palacio de Congresos de esa ciudad y el Valencia Convention Bureau.

Comenzó exponiendo cómo los eventos son una herramienta estratégica con gran retorno para comunicar, emocionar y sorprender. La industria de eventos tiene un peso en España de 10.900 millones de euros, según el estudio del Events Industry Council y Oxford Economics (2018) y las últimas adquisiciones de agencias de eventos por grandes grupos empresariales ponen de manifiesto su valor. ¡La industria de eventos está de moda!.

Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) tiene dos objetivos fundamentales: Profesionalizar la industria de eventos y poner en valor el trabajo de las agencias organizadoras. Actualmente forman AEVEA 65 agencias

AEVEA, como voz de referencia de las agencias de eventos participa en grupos de trabajo de la administración (INCUAL, Consejería de Cultura, Turismo y Deportes, Área de Hacienda y Personal del Ayuntamiento de Madrid, FEMP…) trabajando en conseguir una cualificación propia de la organización de eventos, un código CNAE y un epígrafe de IAE, asesoramiento en sostenibilidad en eventos, en operativa en cuanto a permisos en las ciudades…Representa a la industria ante los medios, se relaciona con otras asociaciones de grandes marcas (AERCE. MKT, DIRCOM, Foro de Marcas Renombradas españolas, EMA…) y de empresas de servicios para eventos (AEP, ASPEC…)

AEVEA colabora con escuelas de formación, con Festivales internacionales y nacionales de Premios, con ferias relevantes…Forma parte de LiveCom Alliance, asociación europea de asociaciones de agencias de eventos) y del Foro MICE (formado por siete asociaciones españolas).

La asociación ofrece a sus asociados una serie de servicios de utilidad para los mismos, como es un registro electrónico de proyectos con testimonio notarial, para proteger la propiedad intelectual de las ideas, información diaria de concursos públicos en relación a eventos, un servicio de asesoramiento jurídico de evacuación de consultas, póliza marco de seguros, acuerdo con empresa de Prevención de Riesgos Laborales, talleres de formación sobre temas de interés para los socios y eventos de networking, bolsa de empleo, difusión de eventos y noticias de los socios en RRSS, entrevistas a los asociados, dos páginas en el Anuario  de AEVEA, participación en programas de hosted buyers en ferias relevantes (IMEX, IBTM…), modelos de trabajo creados internamente o en colaboración con otras asociaciones y profesionales independientes…(briefing, modelo de presupuesto, píldoras de sostenibilidad en eventos, Guía técnica de buenas prácticas en la compra de servicios de eventos…)

A continuación pasó a exponer el gran trabajo que ha supuesto la elaboración de la Guía Técnica de Buenas Prácticas en la Compra de Servicios de Eventos, que a iniciativa de AEVEA ha sido elaborada junto con AERCE (Asociación de profesionales de Compras), varios Event Managers, y empresas de servicios para eventos.  Un equipo de trabajo de 16 personas, más de 10 reuniones, a lo largo de año y medio, que ha culminado en un gran documento de consenso.

Comenzó señalando las recomendaciones para convocar un concurso: Selección de todas las partes decisoras involucradas desde el principio del proceso para la validación del objeto, condiciones y presupuesto asignado al concurso. Evitar que el objeto del concurso sufra alteraciones graves durante el proceso de selección de agencia o de ejecución del proyecto. Conocimiento claro por parte de las agencias de los parámetros a evaluar, así como el peso de los mismos. Los plazos de ejecución, proceso de homologación, número de proveedores…

Posteriormente se centró en que se debe confirmar que el nivel de información dado con el briefing sea lo suficientemente bueno como para que provoque propuestas acertadas y basadas únicamente en los requerimientos solicitados. Contemplar la posibilidad de una parte remunerada para cubrir costes externos. Entrega de información útil e igual para todos los participantes en el concurso. Timing, plazo, dudas, acuerdo de confidencialidad…

Mar García continuó hablando de las recomendaciones al presentar un proyecto: Presentación de ofertas ajustadas a presupuesto, briefing y adaptadas a las estrategias y objetivos de cada cliente. Los presupuestos de las agencias deben ser claros, transparentes y estar debidamente desglosados. Se tendrá en cuenta el valor añadido real del trabajo. La creatividad, el diseño de piezas y su arte final deben tener un valor. El tiempo dedicado de equipo humano se valora por categoría profesional y dedicación al proyecto. La presentación, selección y negociación de proveedores debe tener un valor. Defensa presencial de ofertas, sistemas de pagos y cobros según usos y costumbres, hitos de pago referenciados a entregables, los modelos y criterios de negociación tienen que estar definidos previamente y notificados a los participantes con antelación…

Siguió con las recomendaciones para adjudicar un proyecto: El criterio de adjudicación tiene que ser claro y transparente e informado previamente. Comunicación a los no adjudicatarios de los motivos de la decisión y de los puntos favorables y desfavorables de su propuesta. No se utilizarán los proyectos descartados, ofertas tratadas como solución global, respeto a normas del briefing…

Por último concluyó con lo que debe hacerse al adjudicarse un proyecto: Trabajar bajo criterios de seguridad jurídica reflejados de manera contractual. Respetar bidireccionalmente los acuerdos de confidencialidad y de protección de la propiedad intelectual (en este punto habló del Registro electrónico de Proyectos que han impulsado AEVEA para proteger los proyectos de las agencias), así como sobre la información sensible de compañía y agencias. Generar una política de pagos sostenible para ambas partes, aplicar los sistemas, procesos y herramientas de evaluación y validación de resultados del evento…

Guía de Buenas Prácticas en la Compra de Servicios de Eventos

Recomendaciones para convocar un concurso (Resumen ejecutivo guía)

Beatriz González-Quevedo

Gerente de AEVEA