Sheila Menéndez, miembro de la junta Directiva de AEVEA y Events Manager-Spain de Acciona Producciones y Diseño, participó en representación de AEVEA en la sesión Dímelo a la cara-Round 2, del GMID en Asturias, junto a:
Montserrat Rivas – Universidad de Oviedo. Departamento de Física – Cliente asociativo
Miguel Vizcaíno García – Coordinador de Marketing – Acuña y Fombona – Cliente corporativo
Ana García López – Cade Comunicación – Sector OPCs
Lorena Salmón – Laboral Ciudad de la Cultura – Salas y espacios de reuniones
Victoria Rodríguez – Silken Ciudad Gijón – Sector Alojamientos y
José Javier García – Pronorte Sonido – Servicios especializados – Audiovisuales, moderados por
Cristina Tuero – Jefa del área digital del Diario El Comercio.
El segundo round tenía por objetivo juntar a clientes, operadores y proveedores finales para tratar de debatir sobre asuntos de interés para todos, sin perder la perspectiva de ninguna de las partes.
Así, los clientes expusieron algunas de sus experiencias tanto en congresos como en reuniones corporativas, comentando problemas encontrados en las mismas, por ejemplo fallos de audiovisuales, plazos de bloqueos muy cortos y manifestando también la necesidad de que les “formen” como clientes. Se puso sobre la mesa la necesidad de crear y alimentar una relación de confianza entre la agencia u OPC, el cliente y resto de colaboradores, como clave y elemento diferencial para la correcta consecución de un evento. Además, el cliente en ocasiones echa en falta la iniciativa propia de la agencia en cuánto a ofrecer nuevos servicios, opcionales, tecnologías, etc. Es decir, reclaman que la agencia no se limite a cumplir el briefing, sino que aporte valor y su know how. Desde AEVEA se invitó a todos los asistentes a visitar su web para conocer la Guía de Buenas Prácticas en la Compra de servicios de eventos, debido a que se comentan varios casos en los que no se respetan las normas básicas de actuación en la contratación de eventos. En cuanto a la sostenibilidad ambiental y social debe ser un procedimiento más dentro de cualquier evento. No es necesario que la solicite el cliente, se debe hacer entre todos.
Por su parte los operadores, a pesar del dicho “el cliente siempre tiene la razón” y sin querer quitársela en este caso, plantearon también las dificultades que a veces les supone la desorganización, la falta de decisiones con la antelación debida, los cambios de última hora que a veces son complicados de solucionar o que algunos clientes se fíen de “cualquiera” menos de ellos. Alojamientos y espacios manifestaron problemas con el seguimiento de bloqueos, clientes que casi desaparecen hasta fechas muy próximas al evento después de haber solicitado los espacios con mucha antelación o la necesidad de controlar bien en el caso de las habitaciones de hotel, si el bloqueo va a ser firme o no, ante la posibilidad de encontrarse en una situación delicada por cancelaciones grandes sin margen de maniobra.
Los operadores plantearon a los espacios contar con la necesaria flexibilidad en relación a las exclusividades en servicios de catering u otro tipo de proveedores. Y por último, una necesidad muy interiorizada en Asturias, la conveniencia de trabajar siempre con un “plan B”.
