Carlos Lorenzo, miembro de la Junta Directiva de AEVEA y CEO de Cow Events Group, ha participado en la sesión de Eventoplus, donde se ha podido hablar de la Guía de Buenas Prácticas en la compra de servicios de eventos elaborada por AEVEA y AERCE, entre otras cosas. Junto a Juan Manuel Blanco, Global Travel Manager de FCC y representante de AERCE, Bernard Gracia, del European Institute of Purchasing Management, Fernanda Udaondo, responsable de eventos corporativos de Vodafone y Martín Martínez, director de EPSA Spain.

Moderó la sesión Eric Mottard, CEO de Eventoplus, introduciendo varios temas:

Guía de Buenas Prácticas en la compra de servicios de eventos

Carlos Lorenzo, destacó profesionalización y transparencia como claves en la guía de referencia en el campo de las compras y otros campos de la organización de eventos. Trasparencia en cuanto a saber con quién compites, objetivo a conseguir por la empresa, costes reales, forma de remuneración…

Juan Manuel Blanco destacó el enorme trabajo en equipo que ha supuesto la Guía. Transparencia en cuanto a quien participa y en relación a que los procesos de negociación sean auditables.

Modelos de remuneración

Martín Martínez considera que lo más habitual es trabajar en modelos de comisión y eso trae muchos problemas. Para que la agencia gane dinero tiene que ser referenciado a su talento, no por comisiones de los servicios contratados.

Los eventos son difíciles de comprar. Utilizamos la matriz de kraljik, herramienta de planificación estratégica en la gestión de compras complejas. El reto para las agencias es poder explicar con números el valor que aportan. Compras necesita saber dónde están los costes para saber lo que cuesta el evento. Relaciones a largo plazo donde se entienda el dinero que cuesta el valor.

Fernanda Udaondo- Ha utilizado los dos modelos. Pagar por horarios de creativos, si cambia algo en el proceso puede subir mucho el precio.. Es pro honorarios.

Eric Mottard, considera que el nivel de honorarios es muy bajo. Carlos dice que efectivamente es muy bajo. La gestión de proveedores debe ser remunerada. Si hubiera una buena planificación no habría desviaciones presupuestarias y todo sería mucho más profesional. Remunerar las horas es lo justo, el fee (honorarios) es lo fácil.

Juan Manuel Blanco recuerda que en la Guia hay un modelo presupuestario definido. Modelo transparente, desglosado y rentable para cliente, agencia y proveedores.

Bernard Gracia- Afecta la madurez del cliente. El comprador fija la línea de precio y muestra madurez si se preocupa por saber a qué corresponde el precio. Entender saber el por qué se es más caro… A los compradores les gusta tender a tener pocos proveedores.

Los vendedores tienen que adaptarse a la cultura del cliente y mostrar lo que se va a dar en términos de diferenciación.

Martín Martínez- Es un hecho que mkt es la categoría donde a compras le cuesta más entrar. El lenguaje es muy distinto. Mkt debe aprender el lenguaje de los números y compras en lenguaje de mkt.

Para las agencias es fundamental poner el valor en números. Rentabilidad del evento, desglosar las partidas…

Fernanda Udaondo- Un evento va mucho más allá de la producción y logística. Es estrategia. Buena planificación desde el principio.

Cómo cambiará post Covid

Carlos Lorenzo- Ante el nuevo escenario, más que nunca hay que seguir la Guía para comprar bien eventos. Evitar caer en comprar a precio. Pensar en que los eventos son estratégicos. La agencia tiene que presentar muy claro el valor que aporta. La creatividad que aporta.

Juan Manuel Blanco- Enfoque en nuevos requerimientos. Cláusulas contractuales. Nuevos hitos y plazos para nuevas cosas. Se requerirán nuevas soluciones a los proveedores.

Martín Martínez- Monitorizan todas las categorías de compras. En el mundo MICE va a ocurrir un gran cambio. Los eventos híbridos se van a disparar. Streaming, vídeo, captar atención en evento digital. Evolucionará dependiendo de lo que ocurra.

Riesgo de proveedor total, porque o se adelanta dinero para sostener empresas o pueden caerse.

Bernard Gracia- problema de solvencia, análisis del riesgo. Hay que mostrar más valor porque los modelos económicos van a cambiar. Oportunidad de mostrar valor añadido y en cifras.

Cláusulas de cancelación

Fernanda Udaondo- El evento presencial tiene más valor que el digital. Las agencias tienen que diferenciarse. La cancelación siempre ha previsto los gastos incurridos.

Carlos Lorenzo-Las clausulas deben incluir conceptos cancelables, trabajo y creatividad. Colaboración del cliente en cuanto a no pedir devoluciones. Confiar en posponer y dejar en depósito esos adelantos. El valor que damos es el evento en vivo.

Datos, métricas

Fernanda Udaondo- Con un objetivo claro a conseguir es lógico que pueda haber un variable.

Bernard Gracia- Dar bonus sobre objetivos conseguidos y un “malus” si no se consigue.

A mejorar

Juan Manuel Blanco- Profesionaliidad y transparencia. Las plataformas de compras aportan transparencia. Trabajo en equipo con el cliente interno.

Martin Martínez- Mkt debe mejorar en las especificaciones del brief. Compras debe hacer más sencillo el proceso. Las agencias deben explicar más todo en cifras.

Carlos Lorenzo- Entre todos remar en la misma dirección, justificar el valor, que compras/mkt se entiendan. Aumentar en defender la industria para salir adelante.

Fernanda Udaondo-Hay que dar al evento el valor estratégico que hace conseguir objetivos.

Bernard Gracia -Nuevas ideas. Compradores entender más el mundo evento y mkt a compras. Medir el valor.

¿Codefinir el brief con el cliente es el futuro?

El futuro pasa por las relaciones largas, estables y donde el proveedor colabore en la estrategia de la empresa.

Beatriz González-Quevedo

Gerente

AEVEA